PERSONAS DATU APSTRĀDES NOTEIKUMI PRETENDENTIEM, ATSAUKSMJU SNIEDZĒJIEM, UN CITIEM PERSONĀLA ATLASĒ IESAISTĪTIEM DATU SUBJEKTIEM

1. PERSONAS DATU APSTRĀDES NOTEIKUMU MĒRĶIS

Personas datu apstrādes noteikumi, turpmāk tekstā – Noteikumi, ir izstrādāti atbilstīgi fizisko personu datu aizsardzību reglamentējošiem normatīvajiem aktiem, tajā skaitā Eiropas Parlamenta un padomes 2016.gada 27.aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, turpmāk tekstā – Regula, un SIA „ARMS Group” (turpmāk tekstā – Sabiedrība vai mēs) Privātuma politiku. Tie nosaka principus un veidus:

1.1. Kā un kādā apjomā darbinieku atlases procesā tiek iegūti personas dati;

1.2. Darbinieku atlases procesā iegūto personas datu apstrādes nolūkus, tiesisko pamatu un apstrādes termiņu;

1.3. Kā darbinieku atlases procesā iegūtie personas dati tiek aizsargāti;

1.4. Datu subjektu – pretendentu un atsauksmju devēju tiesības saistībā ar Sabiedrības veikto personas datu apstrādi darbinieku atlases procesā.

Šī ir aktuālā Noteikumu redakcija, tomēr Sabiedrība patur tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt Noteikumus. Sabiedrība apzinās, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādās tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par Sabiedrības rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

2. PĀRZINIS UN KONTAKTINFORMĀCIJA

SIA „ARMS Group”, reģistrācijas Nr.42403035455, juridiskā adrese: Gobu iela 1-129, Baloži, Ķekavas nov., LV-2128, biroja adrese: Brīvības gatve 208A, Rīga, LV-1039, ir personas datu pārzinis, kas uzņēmies pienākumu aizsargāt pretendentu, atsauksmju sniedzēju un citu personāla atlasē iesaistīto datu subjektu datu privātumu. Sabiedrības kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir info@armsgroup.lv. Izmantojot minēto kontaktinformāciju vai vēršoties Sabiedrības juridiskajā adresē, var uzdot jautājumu par šiem Noteikumiem.

3. PERSONAS DATU APSTRĀDES NOLŪKI UN TO TIESISKAIS PAMATS

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem tiesiskiem nolūkiem, tajā skaitā:

3.1. Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai

Minētā nolūka ietvaros mēs saņemam pieteikuma vēstules un CV (profesionālās dzīves gājuma apraksts), kā arī citus pievienotos dokumentus no pretendentiem, mēs sazināmies ar pretendentu un pretendenta norādītiem atsauksmju sniedzējiem, lai saņemtu atsauksmes, ar pretendenta piekrišanu saglabājam CV citiem konkursiem, kā arī lai spētu aizstāvēt savas intereses iespējamās tiesvedībās, mēs saglabājam datus, lai atbildētu uz pretenzijām un ierosinātām lietām tiesās.

Šim nolūkam un iepriekš norādītiem apakšnolūkiem mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: pretendenta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa nr.), informācija par pretendenta izglītību un iepriekšējā darba pieredzi, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par pretendentu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai.

Galvenie izmantojamie tiesiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

– piekrišana (Regulas 6.panta pirmās daļas a.punkts) – attiecībā uz pieteikuma vēstules un CV iesniegšanas faktu un to saglabāšanu turpmākiem konkursiem; – līguma ar datu subjektu noslēgšana (Regulas 6.panta pirmās daļas b.punkts) – attiecībā uz to pretendentu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;

– juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas c.punkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;

– Pārziņa leģitīmās intereses (Regulas 6.panta pirmās daļas f.punkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu, iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu.

3.2. Darba līguma noslēgšanai

Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veiksim Jūsu identifikāciju, pārbaudīsim Jūsu kvalifikāciju apliecinošus dokumentus, noformēsim darba līgumu.

Minētajam nolūkam mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: darbinieka vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvietas adrese, tālruņa numurs, darba attiecību sākuma datums, darba vieta, darbinieka izglītības dati, darbinieka kvalifikācijas dati, veicamo darba pienākumu apraksts, amats, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs, norēķinu konta numurs; nepieciešamības gadījumā, veselības dati.

Galvenie izmantojamie tiesiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

– līguma ar datu subjektu noslēgšana (Regulas 6.panta pirmās daļas b.punkts);

– juridiska pienākumu izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas c.punkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošana par nodarbinātības faktu valsts iestādēm (piem., Valsts ieņēmumu dienestam);

– pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Regulas 9.panta otrās daļas b.punkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības dati, piederība arodbiedrībai) apstrādi.

3.3. Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršana un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšana

Šī nolūka ietvaros mums būtu nepieciešams veikt mūsu teritorijas, ēku un citu īpašumu videonovērošanu, izmantot personas datu apstrādātājus dažādu funkciju nodrošināšanai, nepieciešamības gadījumā. Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt sekojošus personas datus: video ierakstos esošos datus.

Galvenie izmantojamie tiesiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

– Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f.punkts).

4. PIEKĻUVE DATIEM

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei. Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:

1) mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji, personāla nodaļas darbinieki;

2) personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā;

3) valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktajos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, nodokļu pārvaldes;

5. SABIEDRĪBAS SADARBĪBAS PARTNERI PERSONAS DATU APSTRĀDĒ

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem atbilstīgi piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Mēs varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:

1) ārpakalpojumu grāmatvedības kompānijas, auditori, finanšu un juridiskie konsultanti;

2) apsardzes ārpakalpojumu sniedzējs;

3) videonovērošanas sistēmas uzturētājs;

4) IT infrastruktūras uzturēšanas ārpakalpojumu sniedzējs;

5) dokumentu iznīcināšanas ārpakalpojumu sniedzējs;

6) personāla atlases kompānijas, atkarībā no apjoma, kādā mēs izmantojam personāla atlases pakalpojumus;

7) citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa personāla atlases procesa nodrošināšanu.

6. PERSONAS DATU SŪTĪŠANA ĀRPUS EIROPAS SAVIENĪBAS (ES) VAI EIROPAS EKONOMISKĀS ZONAS (EEZ) VALSTĪM.

Sabiedrība nenodod datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas, izņemot gadījumos, kad šāda nepieciešamība izriet, ievērojot Jūsu darba līgumā noteikto darba vietu un darba pienākumu izpildi.

7. PERSONAS DATU GLABĀŠANAS LAIKS

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī atbilstīgi piemērojamo tiesību aktu prasībām.

Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Piemēram, Jūsu uz konkrētu amata vakanci iesniegtos CV un tam pievienotos dokumentus mēs glabāsim līdz konkursa noslēgumam, kā arī pēc tā vismaz 4 (četrus) mēnešus, lai nodrošinātos pret iespējamām prasībām un tiesvedībām pret mums. Savukārt, ja Jūs būsiet iesnieguši CV un tam pievienotos dokumentus un devuši piekrišanu izmantot CV un tam pievienotos dokumentus arī vēlākām atlasēm vai to nodošanai mūsu saistītajiem uzņēmumiem, mēs Jūsu CV un tam pievienotos dokumentus glabāsim 1 (vienu) gadu. Jums vienmēr ir tiesības atsaukt savu piekrišanu šādu datu glabāšanai.

Ja ar Jums tiks noslēgts darba līgums, tad CV un tam pievienotie dokumenti, pēc nepieciešamības, var tikt pievienoti Jūsu darbinieka lietai un glabāti visu darba līguma spēkā esamības laiku.

8. JŪSU KĀ DATU SUBJEKTA TIESĪBAS ATTIECĪBĀ UZ PERSONAS DATU APSTRĀDI

8.1. Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

8.2. Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Atbilstīgi Regulas noteikumiem, Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

1) iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi Sabiedrības birojā: Brīvības gatve 208A, Rīga, LV-1039;

2) iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz Sabiedrības juridisko adresi: Gobu iela 1-129, Baloži, Ķekavas nov., LV-2128. 3) iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz Sabiedrības e-pastu: info@armsgroup.lv, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot Jūsu iesniegumu, mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgās situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

8.3. Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

9. SŪDZĪBAS SAISTĪBĀ AR SABIEDRĪBAS PERSONAS DATU APSTRĀDES NOTEIKUMIEM

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums. Ja Jūs uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.

10. JŪSU PERSONAS DATU IESNIEGŠANAS PAMATS UN IEGŪŠANAS VEIDI

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai veiktu personāla atlases procesu, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darba attiecību uzsākšanu. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no sekojošiem veidiem:

1) no Jums paša, iesniedzot mums pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;

2) no pretendenta, ja viņš ir norādījis Jūsu personas datus atsauksmju par viņu saņemšanai;

3) savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;

4) no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;

5) no Jums, ja Jūs sniedzat informāciju par pretendentu;

6) attiecīgos gadījumos, no videonovērošanas ierakstiem un piekļuves kontroles sistēmām.

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

11. IZMAIŅAS PERSONAS DATU AIZSARDZĪBAS NOTEIKUMOS

Mēs regulāri pārskatām mūsu Noteikumus. Visas izmaiņas tiks publicētas Sabiedrības mājaslapā. Sabiedrība patur tiesības veikt papildinājumus šajos Noteikumos, padarot pieejamu tā aktuālo redakciju Sabiedrības mājaslapā. Sabiedrība saglabā Noteikumu iepriekšējās redakcijas, un tās ir pieejamas Sabiedrības mājaslapā www.armsgroup.lv. Šie Noteikumi stājās spēkā 2020.gada 10.decembrī.